Re-Organisation Personen

Kosten sparen durch fristgerechte Löschung von Personen

IInaktive Kunden werden vom OSPlus automatisch mit einem Löschkennzeichen versehen. Leider gibt es Konstellationen, bei denen dieser Mechanismus nicht greifen kann, da Spezialfälle ein allgemeines Vorgehen verhindern. Dies betrifft z. B. Verbünde, bei denen Daten verschiedener Kunden verknüpft sind.

Ist ein inaktiver Kunde gesetzl. Vertreter für ein minderjähriges Kind, muss er im Datenbestand verbleiben. Bei einem Eheleuteverbund, bei dem ein Partner inaktiv ist und kein gemeinsamer Freistellungsauftrag besteht, sollte der betroffene Datensatz aber so schnell wie möglich gelöscht werden.  

Da OSP keine Möglichkeit hat, Spezialfälle zu erkennen, werden Verbünde generell bei der Vergabe des Löschkennzeichens ausgeschlossen. Das Resultat sind große Mengen an unnötig und unzulässig aufbewahrten Daten.

Mit Hilfe der „Kundendatenanalyse“ werden die Ursachen ermittelt, die bisher die Löschungsvormerkung verhindern. Erfahrungsgemäß lassen sich auf diese Weise – abhängig von den bereits im Vorfeld durchgeführten Maßnahmen – 15% bis 50% der aktiven Kundenbasis zusätzlich als inaktiv kennzeichnen. Aufgrund der großen Menge ist dies ein wichtiger Schritt hin zu einer DSGVO-konformen Datenbasis.

Die endgültige Löschung nicht mehr benötigter Datensätze erfolgt aber erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zweimal jährlich auf Grundlage des bei der Person hinterlegten Löschdatums in sogenannten Reorganisationsläufen.

Erfahrungen haben gezeigt, dass das hinterlegte Löschdatum zum Teil erheb­lich vom eigentlich korrekten Datum abweicht. Zur Lösung dieses Problems biete ich die Dienstleistung „Reorganisation“ an.

Mit Hilfe von SQL-Job und einer Access-DB werden hierbei alle im Daten­bestand vorhandenen Personen­sätze mit Löschkennzeichen untersucht. Durch einen Abgleich des hinterlegten Löschdatums mit anderen in OSPlus zur Verfügung stehenden Informationen wie z. B. historischen Konten u. ä. wird innerhalb weniger Minuten ermittelt, ob das hinterlegte Löschdatum korrekt ist. Wenn nicht, wird auf Basis der zur Verfügung stehenden Informationen ein neues Datum vorgeschlagen.

Die Ergebnisse werden Ihnen als Datei zur Verfügung gestellt, so dass sie über den Änderungsservice der FI maschinell eingepflegt werden können.

Der Vergleich von Sparkassen zeigt ein Potenzial zur Reduzierung der Speicherfristen zwischen 50.000 und 300.000 Personenjahren je Mrd. BS.
Hieraus können Sie das Einsparpotenzial bei den Kosten ableiten, da man von Gesamtkosten von bis zu 0,10 EUR p.a. für einen Datensatz ausgehen kann.

In dem WEBINAR gehen wir auf Ihre individuelle Ausgangslage ein. D.h. wir schauen welche Rollen bei Ihnen wie oft vorhanden sind.

Sie entscheiden auf Basis meiner Empfehlungen welche Rollen z.B. haus­interne Personenrollen Sie als relevant betrachten und können dadurch den Umfang der Reorganisation beeinflussen.